เรื่องราวของการจัดการข้อมูลที่ผิดพลาดดูเหมือนจะไม่มีที่สิ้นสุด—บันทึกที่สำคัญถูกบุกรุก ซึ่งไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นส่วนตัวของประชาชน และในบางกรณี ต่อความมั่นคงของประเทศของเราด้วย ในหลายกรณี ตามที่ Association for Information and Image Management (AIIM) ระบุว่าภัยคุกคามเหล่านี้เป็นที่รู้จักสำหรับเราTyler Morris ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารผลิตภัณฑ์ของ Iron Mountain Government Services
Tyler Morris ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารผลิตภัณฑ์ของ
Iron Mountain Government Services
AIIM กล่าวว่า 53 เปอร์เซ็นต์ขององค์กรมองว่าภัยคุกคามภายในไฟร์วอลล์เป็นปัญหาด้านความปลอดภัยที่ใหญ่ที่สุด กรณีล่าสุดของผู้บริหารระดับสูงที่ใช้ประโยชน์จากที่อยู่อีเมลส่วนตัวเพื่อดำเนินธุรกิจของรัฐบาลและการผลักดันโครงการริเริ่มของรัฐบาลที่เปิดกว้างเป็นเพียงการเติมเชื้อไฟให้กับการสนทนาด้านความปลอดภัยข้อมูลที่กำลังลุกไหม้ ดังนั้น สิ่งที่ต้องทำเพื่อขับเคลื่อนประเด็นด้านความปลอดภัยของข้อมูลไปข้างหน้า
ก้าวสู่เวที: การจัดระเบียบการกำกับดูแลข้อมูล
เพื่อให้ประสบความสำเร็จ เส้นทางสู่การปกป้องข้อมูลที่ดีขึ้นต้องเริ่มต้นด้วยโปรแกรมการกำกับดูแลที่ครอบคลุมและเป็นพื้นฐาน ต้องมีการเรียกร้องให้ดำเนินการ และนั่นต้องมาจากผู้นำหน่วยงานและ Capitol Hill การสนับสนุนและการกำกับดูแลของรัฐสภาเป็นสิ่งสำคัญ สภาคองเกรสจำเป็นต้องก้าวเข้ามาเพื่อกำหนดทิศทางที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่า National Archives and Records Administration (NARA) มีทรัพยากรที่เหมาะสมและให้การสนับสนุนในการเสนอแนวทาง การวางโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลไว้ในมือของหน่วยงานเพื่อให้มั่นใจว่าจะประสบความสำเร็จ
ใช้การเปรียบเทียบแบบง่ายๆ รัฐสภาจำเป็นต้องทำหน้า
ที่เป็นผู้ควบคุมวงโดยมี NARA เป็น “เก้าอี้ตัวแรก” ของวงออเคสตรา กำกับแต่ละส่วน (หรือหน่วยงาน) ว่าควรเล่นเพลงเมื่อใดและอย่างไร ด้วยการกำกับดูแลของผู้บริหารและกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลที่เหมาะสมซึ่งทำหน้าที่เป็นโน้ตเพลง หน่วยงานต่างๆ จึงสามารถแสดงบทบาทของตนเองได้ ส่งผลให้เกิดซิมโฟนีที่ประสานงานกันทั่วทั้งรัฐบาล
การกำกับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพช่วยลดความกังวลเกี่ยวกับภัยคุกคามทั้งภายนอกและภายใน แม้ว่าจะไม่ป้องกันได้ 100 เปอร์เซ็นต์ แต่เอเจนซีจะมีความปลอดภัยมากขึ้นเพียงแค่จัดการทรัพย์สินข้อมูลอย่างเหมาะสม และด้วยการกำหนดกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลเพื่อปกป้อง จัดเก็บ จัดทำดัชนี และส่งมอบเนื้อหาให้กับผู้ใช้ หน่วยงานสามารถรับประกันว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกส่งไปยังผู้คนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม
Insight by Zebra Technologies: ในการสัมมนาทางเว็บฉบับพิเศษของ Ask the CIO พิธีกร Jason Miller และแขกของเขาจาก Defense Logistics Agency และ Zebra Technologies จะเจาะลึกระบบการปรับปรุงคลังสินค้าให้ทันสมัยและกลยุทธ์ในอนาคตที่ DLA
เพิ่มขึ้น crescendo
ผู้ดำเนินการจำเป็นต้องเพิ่มระดับเสียงเกี่ยวกับวิธีจัดการและควบคุมข้อมูลในหน่วยงานรัฐบาลกลางในปัจจุบัน และการดำเนินการตามขั้นตอนในขณะนี้สามารถช่วยให้หน่วยงานต่างๆ ปกป้องข้อมูลของตนได้ในระยะยาว การจัดองค์กรและการจัดการข้อมูลอย่างเหมาะสมช่วยให้หน่วยงานใช้นโยบายการบันทึกของตนได้อย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพมากขึ้น การดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อจัดการกับการกำกับดูแลข้อมูลไม่เพียงแต่ขับเคลื่อนการจัดการข้อมูลที่ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังปกป้องข้อมูลผ่านการควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวดและการทำลายข้อมูลที่เป็นไปตามข้อกำหนดเมื่อสิ้นสุดวงจรชีวิต
สภาคองเกรสจำเป็นต้องพิจารณาให้ดีว่าหน่วยงานต่าง ๆ รวบรวมบันทึกของพวกเขาอย่างไร พวกเขารักษาความปลอดภัยตามมาตรฐาน Code of Federal Regulations (CFR) หรือไม่ พวกเขากำลังสร้างโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลที่ป้องกันได้ซึ่งรวมถึงกระดาษและบันทึกดิจิทัลหรือไม่ พวกเขากำลังเปรียบเทียบผลลัพธ์ของพวกเขาหรือไม่? การบัญชีสำหรับประเภทข้อมูลใหม่? เตรียมพร้อมสำหรับข้อมูลขนาดใหญ่และข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง?
หน่วยงานแต่ละแห่งมีบทบาทสำคัญในการจัดการโปรแกรมเหล่านี้เมื่อมีการจัดตั้งขึ้น การจับคู่กลยุทธ์กับระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) กฎการเก็บรักษาอัตโนมัติ และการเข้าถึงข้อมูลนั้นเป็นส่วนหนึ่งของคะแนนทั้งหมด
